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Le coût d’un logiciel on-premise peut atteindre 5 fois le montant d’un équivalent hébergé sur le cloud (SaaS).
Comment expliquer cette multiplication des frais ? Découpons les frais liés à l’exploitation de chaque type de logiciel ensemble.
Le on-premise (comprenez “sur place”) est le type de logiciel qui nécessite une installation locale, nous avions évoqué cette version, ancêtre du SaaS qui cohabite encore avec aujourd’hui, dans le tout premier article publié sur notre blog sur le SaaS Management.
Contrairement aux SaaS, les logiciels on-premise nécessitent un certain nombre d'aménagements complémentaires pour être exploitables. D’ailleurs, il existe un terme pour désigner l’ensemble des frais qui gravitent autour de l’acquisition d’un logiciel : le TCO (Total Cost of Ownership) ou Coût total de possession en français.
1. Les licences
La base tarifaire de toute acquisition de logiciel commence ici.
L’achat d’une licence d’utilisation, c’est l’acquisition d’un titre d’usage du logiciel, selon les conditions décrites dans le contrat d’achat. (Vous savez c’est ce pavé de texte pour lequel vous devez scroller, scroller et scroller encore avant de cocher impérativement “j’ai lu et j’accepte” pour pouvoir procéder à l’installation sur votre poste de travail.)
Il est important, même si cela s’avère fastidieux, de lire ce pavé de texte pour savoir comment il est admis d’utiliser le logiciel. Le droit d’utiliser le logiciel n’est pas un titre de propriété.
L’acheteur de licence n’est pas détenteur du logiciel, contrairement au cas de signature d’un contrat de cession de logiciel qui serait utilisé pour revendre la propriété du code source du logiciel.
La facturation la plus répandue pour les logiciels installés localement est basée sur le nombre d’utilisateurs.
Il faudra s’assurer d’avoir bien calculé le nombre réel d’utilisateurs de l’outil pour déterminer le coût total des licences.
2. Les infrastructures
Installer un logiciel en local nécessite du matériel adapté. Il y a le plus évident : les postes de travail, mais il y a aussi les pré-requis plus compliqués à évaluer comme le stockage, les serveurs ou le réseau.
Autant de contraintes de configuration qui doivent être listées clairement par le responsable IT pour pouvoir exploiter correctement le logiciel mais aussi pour garantir l’intégrité et la conformité des infrastructures IT dans leur globalité.
3. La maintenance
À l’inverse des SaaS, pour lesquels la facturation comprend déjà les frais de maintenance fonctionnelle de l’outil, les logiciels on-premise demandent plus d’organisation.
Le support et la maintenance sont des éléments qui doivent être explicités par l’éditeur de logiciel dans son contrat de licence au travers d’une clause spécifique.
Pour s’assurer de pouvoir mettre en place les préconisations de l’équipe support, des interlocuteurs internes à l’entreprise doivent être disponibles et compétents sur les sujets techniques.
4. Le cas de montée de version exceptionnelle
Une montée de version majeure ou mise à niveau requiert un effort actif à répéter autant de fois qu’il y a de logiciels installés sur les postes.
Ces nouvelles versions peuvent être payantes et la mise en œuvre d’une montée de version est dans ce cas un projet IT à part entière.
Qui dit projet IT à part entière, dit nécessité de déployer du personnel qualifié pour s’assurer de la bonne gestion du projet, et accompagner cette entreprise.
Eh bien… Il y a le coût de la licence, commune à tous les types de logiciels. Le mode de facturation est plus varié que pour les logiciels traditionnels.
Il peut s’agir d’un montant selon le nombre d’utilisateurs de l’outil, comme nous l’avons évoqué avant, mais il peut aussi s’agir d’un découpage en plan selon la taille de l’entreprise (starter pour les très petites structures émergentes comme les startups, intermédiaire pour les PME ou TPE et un plan business souvent personnalisé au-delà d’un certain nombre de collaborateurs concernés).
Côté infrastructure, mis à part l’accès à internet qui est impératif pour se connecter à toute plateforme en ligne, il n’y a pas besoin de déployer d’autres moyens particuliers.
En ce qui concerne le support et la maintenance, c’est une prestation intégrée dans le montant de la licence ou, plus exactement, de l’abonnement SaaS.
Il est indéniable que la flexibilité offerte par le SaaS est un atout majeur pour les entreprises, toutefois la permanence de logiciels on-premise sur le marché s’explique.
L’aspect majeur sur lequel le choix du type de logiciel va jouer est la sécurité.
En effet, dès lors qu’une entreprise fait le choix du on-premise, elle fait le choix d’être entièrement responsable du contrôle et du maintien de la conformité des infrastructures.
Selon les typologies d'entreprise et le niveau de criticité de leur domaine d'activité, ce choix ne pose même pas question. Pourtant il est important de rappeler que les infrastructures cloud sont tout aussi importantes à sécuriser et suivre régulièrement. À ce titre, un outil de gestion des SaaS vous sera utile si vous faite partie des entreprises qui ont fait le choix du cloud.
