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Toute décision paraît plus simple à prendre lorsque vous êtes en possession de l’ensemble des informations nécessaires pour délibérer.
C’est valable pour presque tous les cas de figure, pro ou perso, que vous pouvez imaginer. Il est toujours plus aisé de faire le bon choix à l’achat d’une voiture quand vous savez de quelles options vous avez besoin, quel est votre budget et que vous avez une idée concrète des différents modèles de voiture en vente sur le marché.
C’est transposable aux actifs numériques, comme la liste de vos licences logicielles ou leurs montants prélevés sur vos comptes.
Le marché des logiciels en ligne (en ce moment plutôt renommées “applications professionnelles” ou encore “business apps”) s’est magistralement diversifié.
L’usage des SaaS est devenu si spontané pour les entreprises qu'elles ne s’interrogent plus avant d’ajouter de nouvelles licences à leur panel d’outils… À tel point que leur nature et leur nombre finissent par être ardus à restituer avec précision.
Avoir des outils, c’est bien mais savoir lesquels sont disponibles et à quel prix c'est mieux pour optimiser ses dépenses IT. Bon, constat facile mais que faire lorsque la boîte à outil est déjà bien remplie ? Pas de panique, des solutions simples existent.
Rien ne vaut la vue d’ensemble pour avoir une vue d’ensemble (si si).
Plutôt que de vous rédiger un guide en douze étapes pour que vous parveniez à jongler habilement entre vos différents outils et paiements récurrents qui sera tenable 2 semaines au bas mot, il me semble plus utile de vous proposer comment centraliser l’ensemble. C'est cette centralisation qui va vous permettre de tenir une organisation et une visibilité de vos licences à long terme.
Un outil de SaaS Management comme MIA permet notamment de détecter les SaaS et paiements de licences que vous possédez afin de simplifier leur suivi. C’est la plateforme qui se charge d’effectuer la collecte et de rassembler les informations à votre place.
Lorsque vous vous inscrivez sur MIA, quelques étapes de paramétrage s'offrent à vous.
Vous entrez le nom de domaine du site de votre entreprise. C'est lui qui sera utilisé pour vous alerter si jamais des adresses emails avec un nom de domaine incohérent sont détectées sur votre espace.
Il vous suffit de connecter les outils de votre choix pour pouvoir les gérer depuis la plateforme.
Vous pouvez aussi connecter votre compte bancaire pour que MIA détecte les SaaS qui vous sont facturés en toute sécurité grâce au protocole Bridge API.
Une fois ces étapes complétées, le plus gros de votre investissement de temps pour centraliser vos SaaS et vos coûts est terminé. Le reste, c’est du monitoring qui ne requiert pas d’efforts de votre part. En effet, grâce à son système de rappels et de notifications vous saurez exactement quoi faire et à quel moment. MIA se charge de vous tenir au courant des variations d’activités en vous invitant à vérifier les informations détectées uniquement lorsque le besoin émerge.
Vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre travail. Les outils pour lesquels vous payez vous servent et les utilisateurs de votre organisation ont des permissions cohérentes à leurs rôles au sein de la structure. Et c'est ainsi que vous deviendrez l'As de la centralisation (personne n'a dit que ça devait être compliqué) !
