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Il est 14h30. Sarah du service commercial a besoin d'accéder au CRM pour préparer sa réunion de 15h. Poblème : elle a oublié son mot de passe. Elle vous appelle, paniquée.Vous vous connectez en admin sur votre outil... et c’est là que ça se gâte.
Où sont les paramètres utilisateurs ? Dans "Administration" ? "Gestion des comptes" ? "Settings" ?
Après 10 minutes de clics dans tous les sens, vous finissez par retrouver l'option cachée dans un sous-sous-menu du sous-menu du menu, dans une section sans rapport direct avec le paramètre. C’est donc ça, un dark pattern ?
Bienvenue dans le début de votre partie de chasse au trésor de la gestion des identités et des accès.
Dans les PME, où chaque logiciel possède sa logique UI de l’organisation des menus, et où chacun perd du temps à se remémorer où cliquer pour accomplir une tâche “rapide".
Microsoft met tout dans "Admin center".
Google préfère "Console d'administration".
Slack opte pour "Workspace settings".
Et ne parlons même pas des logiciels métier qui inventent leurs propres termes : "Espace managérial", "Cockpit utilisateurs", "Centre de pilotage”...
Autant de noms pour désigner la même chose : l'endroit où vous gérez qui fait quoi.
Vous pourriez avoir à vous approprier l’interface une fois, puis vivre une vie sereine en utilisant votre outil.
Bah non, les éditeurs de logiciels ne l’entendent pas de cette oreille.
Ce qui était dans "Paramètres" hier se retrouve dans "Configuration" aujourd'hui. Zut.
Résultat : vous repartez de zéro dans votre exploration, tout le temps passé à vous familiariser est bon pour la poubelle.
Les développeurs organisent leurs menus selon leur architecture technique, pas selon vos besoins pratiques.
Pour ajouter un utilisateur, vous devez parfois passer par "Licences", puis "Affectations", puis "Nouveaux comptes". Logique pour eux, calvaire pour vous.
Les classiques qu'on trouve presque partout : "Administration", "Paramètres", "Settings", "Gestion des utilisateurs".
Si vous avez de la chance, c'est là.
Mais parfois, les textes des menus font preuve de plus d’originalité et cassent les codes.
Les sournois bien planqués : "Facturation et licences" (parce que gérer les utilisateurs, c'est gérer les factures), "Sécurité" (c’est compréhensible), "Intégrations" (il faut être concentré pour celui-ci).
Certains outils cachent même la gestion des droits dans "Rapports" sous prétexte que c'est lié aux analytics d'usage. Honnêtement pour celui-là, il n’y a pas d’excuse ni de logique.
Les pièges à touristes : Ces paramètres qui semblent être au bon endroit mais ne gèrent que la moitié de ce que vous cherchez.
Vous trouvez "Utilisateurs" mais ça ne gère que l'affichage, pas les droits. Ou "Équipes" qui ne concerne que l'organisation visuelle, pas les accès réels.
Les cas désespérés : les outils pour lesquels il faut se rendre sur son profil personnel, puis "Organisations", puis changer de vue, accéder à un autre onglet pour enfin tomber sur la gestion des autres utilisateurs.
Mention spéciale pour ces logiciels qui demandent de se déconnecter / reconnecter avec un compte admin différent.
Cabinet d'architectes (18 salariés) : l’équipe a créé un "guide de survie admin" de 2 pages avec captures d'écran pour ses 8 outils principaux.
Chaque nouvelle recrue qui récupère un rôle admin reçoit ce document. Gain de temps : 80% sur les tâches de gestion courantes.
Agence de communication (22 salariés) : face aux mises à jour constantes de leurs outils créatifs, ils ont adopté une méthode simple : à chaque fois qu'ils trouvent un paramètre important, ils l’ajoutent en favori dans leur navigateur avec un nom explicite ("Slack - Ajouter utilisateur", "Adobe - Gérer licences").
PME de services (35 salariés) : l’équipe a désigné un "référent" par outil principal.Juste quelqu'un qui connaît bien l'interface et qui peut dépanner rapidement.
Cette personne met à jour la documentation et forme les autres si besoin.
La gestion des accès en PME, c'est un peu comme faire le tri dans sa cave : personne n'aime le faire, mais une fois que c'est organisé, ça change la vie.
Pour éviter de devoir systématiquement partir à la chasse au trésor, le bon outil est essentiel. Par exemple, une plateforme qui centralise les paramètres de gestion des accès pour tous les logiciels. Et si cette plateforme comporte aussi un listing utilisateur modifiable, c'est encore mieux.
Cette plateforme existe, elle s'appelle MIA. Pas besoin de savoir coder, ni de débourser énormément. Découvrez MIA juste ici.
