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Les applications SaaS ont libéré les équipes. Elles ont aussi libéré les dépenses.
D’après Capgemini, 59 % des dépenses en IA et 48 % des dépenses SaaS échappent aujourd’hui totalement à la DSI.
Autrement dit, presque une dépense sur deux est décidée sans concertation avec ceux qui sont censés piloter le numérique. Ce chiffre n’est pas anodin.
Il raconte une époque où chaque équipe devient sa propre direction technique, sa propre cellule d’achat, sa propre stratégie digitale.
Et si cette autonomie a longtemps été vue comme un moteur d’agilité, elle devient aujourd’hui un angle mort budgétaire.
Le SaaS, c’est la promesse d’aller vite. Mais quand tout le monde fonce de son côté sans se concerter, l’entreprise finit par perdre toute cohésion.
Le Shadow IT, c’est aussi ce petit outil que quelqu’un a pris “juste pour tester”. Puis un autre service l’a adopté. Et sans que personne ne s’en rende compte, c’est devenu un abonnement mensuel facturé sur la carte de l’équipe.
Un outil de design par ici, une solution de reporting par-là, une plateforme RH ailleurs. Tout le monde a ses favoris, personne n’a la vue d’ensemble.
Ce phénomène n’est pas un bug : c’est la conséquence directe de la simplicité du SaaS.
Quelques clics, un essai gratuit, et hop, c’est parti. On ne passe plus par la DSI, on ne fait plus de ticket, on ne dépend plus de personne.
Le problème, c’est que la facture collective grimpe. Licences inutilisées, doublons entre outils, absence d’intégration, failles de sécurité… Chaque initiative isolée finit par coûter cher.
Ce qui semblait être un gain de productivité devient un mille-feuille logiciel difficile à appréhender.
Et plus le catalogue SaaS s’étend, plus la gestion se complique : un abonnement oublié ici, une mise à jour non testée là, une donnée client qui se balade hors du cadre RGPD.
Le Shadow IT n’est pas seulement une dépense, c’est un risque latent. Pour en apprendre plus sur le Shadow IT, c'est par ici.
Face à ce désordre, la réaction classique consiste à verrouiller. Tout bloquer. Tout faire repasser par la DSI ou l'équipe IT. C’est souvent pire.
Les métiers finissent par contourner encore plus, et la frustration s’installe. La vraie solution, ce n’est pas d’imposer le contrôle, c’est de ramener la confiance.
La gouvernance SaaS, ce n’est pas une politique dictatoriale. C’est un système d’équilibre. Un cadre clair où chacun sait ce qu’il peut faire, comment déclarer un outil, et à quel moment l’IT entre en scène.
Le but n’est pas de limiter l’autonomie, mais de la rendre lisible. Parce qu’un SaaS non déclaré, ce n’est pas juste un abonnement de plus. C’est une pièce du puzzle qui manque à la vision globale.
Certaines entreprises ont compris le message : elles créent un inventaire simple des outils utilisés. Elles demandent à chaque équipe de signaler ses nouveaux abonnements. Elles instaurent une règle : pas d’interdiction, mais de la transparence.
C’est souvent suffisant pour calmer le chaos.
Dans le fond, la question n’est pas de réduire les coûts. C’est de savoir ce qu’on achète vraiment. Le SaaS n’est pas cher en soi.
Ce qui coûte, c’est ce qu’on ne voit pas : les licences dormantes, les fonctions premium jamais utilisées, les outils qui font doublon.
Pour pallier ce problème, un outil de suivi des dépenses SaaS est tout indiqué.
Suivez vos coûts SaaS
Les entreprises les plus avancées ont changé leur manière de piloter les dépenses.
Elles ne cherchent plus à couper dans le tas, mais à mesurer la valeur d’usage.
Combien de personnes se connectent ? À quelle fréquence ? Pour quel résultat ?
À partir de là, les décisions deviennent évidentes. Un outil massivement utilisé et intégré dans les flux métier mérite d’être consolidé. Un autre, peu exploité, peut être remplacé, regroupé ou supprimé.
Ce travail de tri ne se fait pas qu’une fois. C’est un état d’esprit : suivre, mesurer, ajuster. La gouvernance SaaS devient alors une routine de bon sens, pas une mission de contrôle.
Et la DSI, dans tout ça ? Elle redevient ce qu’elle aurait toujours dû être : un partenaire stratégique. Un point d’ancrage qui aide les métiers à faire les bons choix, pas à les freiner.
Le SaaS n’a pas rendu les entreprises ingérables. Il a simplement changé la façon dont elles consomment la technologie.
Pendant longtemps, l’autonomie a été une force. Aujourd’hui, elle a un prix.
Le Shadow IT n’est pas une faute : c’est un signal d’alerte. Les équipes veulent agir, décider, avancer. À la DSI de transformer cette énergie en stratégie.
Parce qu’une bonne gouvernance SaaS, c’est une vision claire, partagée, où chaque dépense trouve son sens. Et où l’agilité des uns ne se fait plus au détriment de la cohérence de tous.
