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Qui accède à quoi dans votre entreprise ? Qui est là, qui va bientôt rejoindre l'entreprise ou la quitter ?
Des questions quotidiennes simples dont la recherche de réponses se transforme rapidement en jeu de piste sans un listing utilisateur clair.
Pourtant, établir un listing utilisateur n’est pas ardu, il suffit de savoir comment s’y prendre.
Imaginez un carnet d'adresses ultra-complet regroupant toutes les personnes liées contractuellement à votre entreprise : collaborateurs, prestataires de service, freelances...
Contrairement à ce qu'on pense souvent, il ne se limite pas aux seules personnes enregistrées comme salariées de l'entreprise.
Ce listing doit être à jour, peut être alimenté par plusieurs sources (RH, équipe IT, etc.) et contenir les données utiles à la gestion des accès et des identités : date d'arrivée, de départ, poste dans l'entreprise, liste des SaaS utilisés, etc.
Le premier réflexe de se tourner vers le département RH (si vous en avez un) pour lui demander la liste exhaustive des collaborateurs semble couler de source.
Le hic c’est que selon le logiciel utilisé, il ne peut gérer que les employés internes. Il oublie les freelances, les alternants, les stagiaires, etc. qui accèdent pourtant eux aussi aux outils de l'entreprise.
Et c’est ainsi que plusieurs profils passent à la trappe du listing sans qu’on s’en rende compte.
Il ne faut pas non plus se reposer exclusivement sur votre Active Directory comme point central de référence. L'Active Directory (ou AD) sert à gérer les comptes et non les individus.
Il est essentiel de se rappeler qu’une personne physique n’est pas synonyme d’un compte unique et actif. L'AD peut contenir des comptes techniques, des doublons, des oubliés.
Il ne permet pas d’avoir une vision d'ensemble juste sur les collaborateurs encore présents dans l’entreprise.
Prenez le listing le plus complet dont vous disposez, notamment RH.
Complétez-le avec des informations utiles et standardisées : un formulaire simple, avec les champs essentiels pré-remplis et élaboré en amont vous évitera une perte de temps et de clarté pendant le processus de mise à jour de vos informations.
Uniformiser les données
Quelques champs bien choisis suffisent.
Privilégiez les menus déroulants aux champs libres pour éviter les fautes de saisie, simplifiez le processus de complétion et facilitez ainsi l’harmonisation de vos données.
Miser sur l'automatisation
Le meilleur vecteur d'efficacité, c'est l'automatisation.
Un listing mis à jour à la main n’est ni viable, ni fiable.
Automatisez les imports depuis les sources d’informations identifiées et si possible, utilisez un outil qui intègre la synchronisation.
Prendre en compte les cas particuliers
Doublons, comptes de test, profils d'externes… Si vous avez connaissance de cas particuliers et récurrents dans votre structure, intégrez-les pleinement à votre listing.
Pour ce faire, utilisez des types d’utilisateurs et pourquoi pas des rappels pour vérifier à échéance régulière la pertinence de leur existence dans votre système.
Un listing utilisateur qui vous sert, sert votre gestion IT. C’est votre point d’entrée de vision sans lequel il est difficile de savoir qui accède à quoi ou de garantir la sécurité des données. C'est un vrai levier de sécurité et de performance pour l'entreprise.
Avec un outil de GIA vous pouvez centraliser les données, automatiser la création et la suppression des comptes, et gagner du temps. En plus, s’il intègre les profils-exceptions et propose des types utilisateurs avec rappels de vérification comme MIA le fait, vous n’avez même plus besoin de programmer de mises à jour annuelles.
*Gardez votre calme et votre liste d’utilisateurs à jour
